Válságban hatékony költségcsökkentő eszköz lehetne az elektronikus számlázás, a hazai felhasználók azonban még idegenkednek a papírmentes megoldástól.

Egyre több érv szól a hagyományos számlázás és nyilvántartás ellen: a költségcsökkentés mellett megjelennek a környezetvédelmi szempontok. A papír, a nyomtatás és a postázás költségei jelentős kiadásokra kényszerítik a hagyományos szolgáltatói szférát is, így érdemes megfontolni, hogy milyen megoldásokkal lehet kiváltani az idő- és pénzrabló számlázást és archiválást. A Noreg Kft. munkatársai mai sajtótájékoztatójukon a hazai piacon szerzett tapasztalataikról beszéltek az e-számlázás bevezetésével kapcsolatban.

Hogyan készül az e-számla?
Az e-számlázás hazai és nemzetközi szabványokra és jogszabályokra épül, jogi szempontból már teljesen egyenértékű a papír-alapú számlával. A számlázó rendszer előállítja a nyomdakész számlát és a szükséges adatokat, ami gyakorlatilag pontosan ugyanolyan, mint a hagyományos, papír-alapú változat. Az e-számla program elektronikusan aláírja az elkészült dokumentumot, majd időpecsétet kér rá, amit egy fokozott biztonságú aláíró tanúsítvány hitelesít. A folyamat végén az előállított e-számlát eljuttatják az ügyfélhez - e-mailen vagy egy portálrendszerről letölthetően -, majd archiválják azt.

- Az e-számla ideális lehetőség lenne a bankok, a közműszolgáltatók számára, ha a fogyasztók, partnerek nem idegenkednének tőle - mondta el Kovács Tamás, a Noreg műszaki igazgatója. - A közműveket igénybe vevő fogyasztók jobban szeretik a kipostázott sárga csekket. A hazai online ügyintézés még korántsem tart itt, sem a felhasználók, de még a nagyvállalatok nagy része sem rendelkezik az ehhez szükséges fogadó infrastruktúrával.

Dr. Körös Zsolt, a cég ügyvezető igazgatója szerint az e-számla kibocsátók leginkább azok a cégek, amelyek a kezdetektől, a vállalkozás létrehozásának pillanatától kezdve ilyen módon számláznak - ilyenek például a fapados légitársaságok.

Jó lenne, de...
A nagyvállalatok ERP-rendszerei képesek (lennének) fogadni és kontírozni az e-számlákat. A kis- és középvállalatok azonban nem tudnak, vagy sokkal inkább nem akarnak e-számlát befogadni, mert sem ők, sem a gyakran külsősként működő könyvelők nem tudják kezelni azokat. További probléma, hogy a lakossági számlabefogadók nagy része maga szereti meghatározni a fizetés idejét és módját, ezért nehezen szakad el a sárga csekktől, és mozdul el a csoportos megbízás irányába. Az e-számla elterjedésének folyamatát hazánkban is gyorsítaná, ha kormányzati oldalról olyan döntések születnének, amelyek az ügyintézések során kötelezővé tennék a használatát. Becslések szerint milliárdokat takaríthatnánk meg a rendszer előnyeinek kihasználásával.

Az elektronikus számlázás előnyei
Az elektronikus számlázásnak és az e-archiválásnak számos előnye van a hagyományos számlázással szemben, ezek közül a három legfontosabb: a gazdaságosság, az időtakarékosság és a környezetbarát technológia. Nem kell költeni a postázásra, a nyomtatásra, a sokszorosításra, a számlák másod- vagy harmadpéldányainak helyigényes tárolására. Időt takaríthatunk meg azzal is, hogy az ügyfél azonnal megkapja a számlát - például e-mailben -, a számla befizetése pedig online intézhető, esetlegesen az e-számlával integrált megoldásként. Az archívumban történő keresés, a számla ismételt elküldése is jelentősen gyorsabb és hatékonyabb.

Ez a számlázási mód környezetbarát, sokkal kevesebb papírra és elektronikai eszközre van hozzá szükség, így a keletkezett hulladék mennyisége is sokkal kisebb, mint a hagyományos számlázás esetén.

Kiknek ajánlott az elektronikus számlázás?
Elsősorban azoknak a vállalatoknak lenne érdemes áttérni az elektronikus számlázásra, amelyek nagy mennyiségben bocsátanak ki számlát. Az átállás beruházási költsége a mérettől függően eltérő lehet. A Noreg tapasztalatai szerint már havi ezer kibocsátott számla esetén is megéri áttérni, a beruházás három éven belül megtérül, és utána már jelentős megtakarítást jelent. Amennyiben havi ezer számla kibocsátásánál maradunk, a számlázás akár fele annyiba is kerülhet, mint a hagyományos módszerrel, de a költség akár negyedére is csökkenhet, ha a kibocsátott számlák volumene ennél tízszer nagyobb.

Hazai törvényi szabályozás
A megvalósításhoz szükséges technológiai feltételek régóta adottak, azonban a jogszabályi területen számos lemaradással rendelkeztünk. Az alapvető jogszabályok már 2004-2005-ben megszülettek, de számos kérdést nyitva hagytak, vagy nem definiáltak egyértelműen. A számla egyszerűsített adóigazgatási azonosításra való alkalmasságát, a számla előállításával kapcsolatos követelményeket a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet határozza meg, melynek egyes részei 2008. január 1-jén módosultak...

A cikk folytatásához kattints ide!

• 7
• Vista
• XP